Sołtys jako organ wykonawczy reprezentuje sołectwo
Sołectwo nie posiada osobowości prawnej, a swoje zadania wykonuje w ramach osobowości prawnej Gminy. Sołtys jest reprezentantem interesów mieszkańców danego sołectwa i taki zapis jest konsekwencją innych zapisów statutu określających dopuszczalne granice działania sołtysa, uchwalonego na podstawie art. 35 ust. 1 oraz art. 40 ust. 2 pkt 1 u.s.g. Pierwszy z ww. przepisów określa kompetencję rady gminy do określenia w drodze statutu organizacji i działania jednostki pomocniczej gminy, drugi zaś stanowi, iż regulacje dotyczące wewnętrznego ustroju gminy oraz jednostek pomocniczych gminy stanowią akty prawa miejscowego. Obligatoryjną treść statutu precyzuje art. 35 ust. 3 u.s.g. Mowa w nim, iż statut określa w szczególności:
- nazwę i obszar jednostki pomocniczej,
- zasady i tryb wyborów organów jednostki pomocniczej,
- organizację i zadania organów jednostki pomocniczej,
- zakres zadań przekazywanych jednostce przez gminę oraz sposób ich realizacji oraz
- zakres i formy kontroli oraz nadzoru organów gminy nad działalnością organów jednostki pomocniczej.
Powyższe kwestie stanowią obligatoryjne elementy statutu. Ich brak powoduje, iż statut jest wydany z rażącym naruszeniem prawa (zob. B. Jaworska - Dębska [w:] Ustawa o samorządzie gminnym. Komentarz, red. P. Chmielnicki, Warszawa 2013, LEX/el., uwagi 3 i 3a do art. 35). Ustawa określa jednocześnie fakultatywne elementy statutu przewidując możliwość powołania jednostki niższego rzędu w ramach jednostki pomocniczej (art. 35 ust. 2 u.s.g.). Nie określa jednak zamkniętego katalogu spraw, które mogą być objęte statutem. Wynika to z użycia w art. 35 ust. 3 u.s.g. wyrażenia "w szczególności" wskazującego na odstąpienie przez ustawodawcę od zasady numerus clausus przy konstrukcji kompetencji uchwałodawczej rady gminy. A zatem organ stanowiący gminy ma prawo uwzględnić w statucie również kwestie niewymienione w ustawie. Z zastrzeżeniem wszakże, że muszą one mieścić się w ogólnym przedmiocie regulacji oddelegowanym do kompetencji prawodawcy lokalnego, czyli dotyczyć "organizacji i zasad działania jednostki pomocniczej gminy" (art. 35 ust. 1 u.s.g.). Delegacja ustawowa nakazuje organowi określenie organizacji i zadań organów jednostki pomocniczej, czyli określenie zasad funkcjonowania tych organów, do których z całą stanowczością należy kwestia sposobu ich wykonywania; sołtysi nie pełnią swych funkcji w innym charakterze aniżeli społecznie, a kwestia przyznania na ich rzecz diet charakteru tego w żaden sposób nie zmienia albowiem przyznawane diety nie rekompensują im w pełni wszystkich ponoszonych w interesie ogółu mieszkańców sołectwa kosztów ciężkiej pracy. Ponadto społeczny charakter pełnienia tej funkcji wynika z jej historycznej genezy i pierwotnego brzmienia u.s.g., w której wprost wskazano, że swoje funkcje sołtys pełni społecznie.
Społeczny charakter wykonywania funkcji publicznych w jednostkach pomocniczych gminy oznacza, że osoby sprawujące mandat nie pozostają w stosunku pracy z tego tytułu, nie otrzymują więc za pełnienie tych funkcji wynagrodzenia. Tymczasem wykonywanie funkcji wiąże się z ponoszeniem przez te osoby określonych kosztów, na które składają się przede wszystkim nieuzyskane zarobki, które mogłyby one uzyskać, gdyby czas poświęcony na pracę na rzecz jednostki pomocniczej poświęciły na pracę zarobkową, a także koszty podróży służbowych. Koszty ogólne, związane z wykonywaniem funkcji publicznych w jednostkach pomocniczych gminy, mogą być rekompensowane w ramach diet, a koszty związane z podróżą podjętą w ramach wykonywania tych funkcji - w ramach zwrotu kosztów podróży służbowych (tak: B. Jaworska - Dębska [w:] Ustawa o samorządzie gminnym..., op. cit., uwaga 2 do art. 37b). Wskazuje się przy tym, iż diety są jedyną prawnie dopuszczalną formą rekompensat przyznanych za działalność w jednostkach pomocniczych gminy (por wyrok NSA z 19 września 2001 r., II SA 1593/01, LEX 53382). Toteż ani diety ani zwrot kosztów podróży nie mogą być uznane za wynagrodzenie, którego wypłata odbiera funkcjom sołtysa i członka rady sołeckiej ich społeczny charakter. W art. 21 ust. 1 pkt 17 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 2032 ze zm.) przewidziano zwolnienie przedmiotowe z podatku diet oraz kwot stanowiących zwrot kosztów, otrzymywanych przez osoby wykonujące czynności związane z pełnieniem obowiązków społecznych i obywatelskich. Ustawodawca zatem wprost uznał, iż diety ani wyrównanie kosztów podróży nie uchylają społecznego charakteru funkcji w związku z pełnieniem których są wypłacane.
Ustawodawca nie sprecyzował prerogatyw organów wykonawczych jednostek pomocniczych gminy, lecz na gruncie u.s.g. można wyróżnić:
1) uprawnienia w sferze publicznoprawnej wynikające z art. 39 ust. 4 ustawy zgodnie z którym rada gminy może upoważnić organ wykonawczy jednostki pomocniczej do załatwiania spraw indywidualnych.
2) uprawnienia w sferze prywatnoprawnej wynikające z art. 48 ust. 1 ustawy zgodnie z którym jednostka pomocnicza zarządza i korzysta z mienia komunalnego oraz rozporządza dochodami z tego źródła w zakresie określonym w statucie, a sam statut ustala również zakres czynności dokonywanych samodzielnie przez jednostkę pomocniczą w zakresie przysługującego jej mienia. Taki zakres korzystania z mienia może w sposób oczywisty wymagać dokonywania czynności na zewnątrz (pro foro externo), z zastrzeżeniem, iż konieczne w tym zakresie oświadczenia woli sołtys składa w imieniu gminy. Nadto Sołtys jako organ wykonawczy reprezentuje sołectwo w sytuacji gdy działa wobec innej jednostki pomocniczej na terenie tej samej gminy lub gdy przedstawia radzie gminy opinie lub wnioski jej mieszkańców. Należy też zwrócić uwagę, że orzecznictwo sądowe jest zgodne co do tego, iż sołtys reprezentuje sołectwo w postępowaniu sądowoadministracyjnym (zob. orzeczenia NSA: z 20 maja 1991 r., SA/Wr 381/91, LEX 25967; 14 lipca 1995 r., SA/Łd 1280/95, LEX 26126, CBOSA).